11.1 Il Progetto “Efficienti perché Pubblici”

Il progetto “Efficienti perché Pubblici” (“Ex’P”) è nato nel 2005 nel contesto del complessivo processo che ha portato l’Ateneo alla definizione degli obiettivi strategici per il triennio 2007-2009. Il progetto si è proposto di affiancare ai cambiamenti avviati nella didattica e nella ricerca un processo di riorganizzazione secondo criteri di efficienza della struttura amministrativa. Il cuore dell’iniziativa ha riguardato la gestione delle risorse umane, ma anche le prassi relative alla gestione delle risorse economiche e alla comunicazione. La nuova impostazione è stata supportata, inoltre, da interventi negli ambiti dell’informatica, della logistica e dell’edilizia.

Dal lato delle risorse umane, le fasi progettuali si sono articolate lungo tre direttrici:

• Riorganizzazione per processi dell’organizzazione – L’analisi dell’organizzazione è stata sviluppata attraverso un’attività di mappatura complessiva dei processi esistenti, finalizzata a ridefinire l’organizzazione dei servizi amministrativi secondo una logica per processi. Lo studio ha evidenziato la centralità, ai fini della realizzazione delle mission dell’Università, dei processi di pianificazione e decisione strategica, di didattica e di ricerca, definendo contestualmente altri quindici processi di supporto e concorrenti allo sviluppo della stessa (quali, ad esempio, i processi di acquisto, di bilancio e rendicontazione, di comunicazione istituzionale).

• Analisi del clima organizzativo all’interno dell’Ateneo e analisi finalizzata alla revisione del sistema di incentivazione economica – Gli esiti della seconda fase del progetto, concretizzatasi nello sviluppo di un’indagine di clima attraverso la somministrazione di un questionario al personale tecnico-amministrativo volto ad indagare il percepito relativamente ad alcune delle principali variabili organizzative (quali, ad esempio, qualità del lavoro e comunicazione interna), sono stati presentati al Consiglio di Amministrazione nel maggio 2006, ed hanno rappresentato, per la governance dell’Ateneo, un punto di riferimento nello sviluppo delle scelte organizzative successive.

• Definizione dei profili di competenza come metodologia di gestione e sviluppo delle risorse umane – L’ultima fase del progetto – dopo lo sviluppo sperimentale effettuato su due ripartizioni preposte al presidio di servizi agli studenti: la Ripartizione Didattica e la Ripartizione Biblioteche, Musei ed Archivi – è stata estesa, con delibere successive del Consiglio di Amministrazione, a tutti i profili amministrativi nonché ai profili tecnici afferenti ai dipartimenti e a centri. Un importante esito della mappatura delle competenze è stato la ridefinizione del modello organizzativo dei Dipartimenti, che ha evidenziato la sostanziale assenza di rapporti gerarchici di coordinamento tra il personale tecnico-amministrativo. All’inizio del 2009 si è avviata la fase di valutazione sperimentale per i tecnici dei Dipartimenti basata sul profilo delle competenze.

Nel 2009 è stato completato la seconda pubblicazione relativa al progetto, “Efficienti perché Pubblici - L'innovazione per la trasparenza e l'accountability nell'Università”, edito da Carocci, che, insieme al precedente volume del 2007 (“Efficienti perché Pubblici - Organizzare il cambiamento nell’Università Italiana: il caso dell’Ateneo di Ferrara”), completa il racconto del percorso di innovazione organizzativa e tecnologica varato dall’Università di Ferrara in questi anni, in anticipo sulle richieste espresse dal governo nei confronti dell’Università italiana. Mentre nel primo volume sono state analizzate, con particolare riferimento al caso dell’Ateneo ferrarese, tutte le dinamiche legate al change management, nel secondo sono state messe in luce le possibili sinergie tra innovazione e responsabilità sociale nel processo di cambiamento interno di un’organizzazione. Partendo dal ruolo della programmazione strategica e dalla necessità di disporre di strumenti di misurazione e monitoraggio del processo di programmazione, il volume illustra come l’introduzione del sistema di contabilità economico-patrimoniale, l’organizzazione della funzione acquisti ed il ricorso all’e-procurement costituiscano innovazioni amministrative in grado di accrescere efficienza ed efficacia, e di alimentare il processo decisionale attraverso informazioni sulla dimensione economica. Molte delle innovazioni e delle risposte alle esigenze informative interne ed esterne passano attraverso lo sviluppo e l’introduzione di specifiche tecnologie, puntando sull’ICT per una migliore qualità del lavoro e per il recupero di risorse economiche.

Il volume inoltre analizza il ruolo della valutazione e dei relativi processi di misurazione, volti a conferire trasparenza alle azioni dell’organizzazione ed ai risultati, conseguiti e non. Tali processi esplicano la loro funzione non solo per fini decisionali interni, ma anche per rispondere all’esigenza di “rendicontazione” nei confronti dei portatori d’interesse, innovando e rinforzando il rapporto dell’Ateneo con studenti, cittadini, imprenditori.