11.1 Il Progetto “Efficienti perché Pubblici”

Il progetto “Efficienti perché Pubblici” (“Ex’P”) è nato nel 2005 nel contesto del complessivo processo che ha portato l’Ateneo alla definizione degli obiettivi strategici per il triennio 2007-2009. Il progetto si è proposto di affiancare ai cambiamenti avviati nella didattica e nella ricerca un processo di riorganizzazione secondo criteri di efficienza della struttura amministrativa. Il cuore dell’iniziativa ha riguardato la gestione delle risorse umane, ma anche le prassi relative alla gestione delle risorse economiche e alla comunicazione. La nuova impostazione è stata supportata, inoltre, da interventi negli ambiti dell’informatica, della logistica e dell’edilizia.

Dal lato delle risorse umane, le fasi progettuali si sono articolate lungo tre direttrici:

• Riorganizzazione per processi dell’organizzazione (ottobre 2005 – gennaio 2006) – L’analisi dell’organizzazione è stata sviluppata attraverso un’attività di mappatura complessiva dei processi esistenti, finalizzata a ridefinire l’organizzazione dei servizi amministrativi secondo una logica per processi. Lo studio ha evidenziato la centralità, ai fini della realizzazione delle mission dell’Università, dei processi di pianificazione e decisione strategica, di didattica e di ricerca, definendo contestualmente altri quindici processi di supporto e concorrenti allo sviluppo della stessa (quali, ad esempio, i processi di acquisto, di bilancio e rendicontazione, di comunicazione istituzionale).

• Analisi del clima organizzativo all’interno dell’Ateneo (marzo 2006) e analisi finalizzata alla revisione del sistema di incentivazione economica (giugno – dicembre 2006) – Gli esiti della seconda fase del progetto, concretizzatasi nello sviluppo di un’indagine di clima attraverso la somministrazione di un questionario al personale tecnico-amministrativo volto ad indagare il percepito relativamente ad alcune delle principali variabili organizzative (quali, ad esempio, qualità del lavoro e comunicazione interna), sono stati presentati al Consiglio di Amministrazione nel maggio 2006, ed hanno rappresentato, per la governance dell’Ateneo, un punto di riferimento nello sviluppo delle scelte organizzative successive.

• Definizione dei profili di competenza come metodologia di gestione e sviluppo delle risorse umane (gennaio – luglio 2007) – L’ultima fase del progetto – dopo lo sviluppo sperimentale effettuato su due ripartizioni preposte al presidio di servizi agli studenti: la Ripartizione Didattica e la Ripartizione Biblioteche, Musei ed Archivi – è stata estesa, con delibere successive del Consiglio di Amministrazione, a tutti i profili amministrativi nonché ai profili tecnici afferenti ai dipartimenti e a centri. In particolare, nel 2008 si è conclusa la prima valutazione sperimentale delle competenze dei profili amministrativi che, con il supporto di una partnership con una società informatica esterna, è avvenuta totalmente on-line, e si è avviata la mappatura dei profili tecnici, suddivisi nelle 13 famiglie gestionali di riferimento (illustrata nella tabella 11.1).

Per la costruzione dei profili del personale tecnico si è operato su due diversi livelli. Da un lato si è aperto un tavolo di informazione e confronto con la Consulta dei Dipartimenti, a cui il gruppo di controllo[1] del progetto ha presentato l’obiettivo del lavoro e relazionato periodicamente sui diversi step dell’attività; dall’altro il gruppo operativo[2] ha sviluppato la mappatura dei profili del personale tecnico afferente ai Dipartimenti ed ai Centri. In particolare, sono stati costituiti 13 gruppi di riferimento (uno per ogni Dipartimento in cui operano dipendenti tecnici), formati da rappresentanti delle diverse professioni presenti e da un delegato del direttore di Dipartimento. Tali gruppi hanno contribuito, attraverso diversi incontri, a delineare la prima stesura dei profili. Successivamente, ogni dipendente interessato ha ricevuto, per la validazione ed eventuale integrazioni o modifiche, la stesura del proprio profilo di afferenza. I profili mappati sono stati successivamente presentati ai direttori di Dipartimento, per un riscontro complessivo dell’impianto delle competenze individuate. Infine, nell’autunno 2008 tutto il personale tecnico ha partecipato ad alcuni incontri formativi finalizzati alla condivisione dei profili di competenza ed all’apprendimento della metodologia di valutazione della corrispondenza tra il profilo posseduto ed agito e quello teorico.

I risultati del lavoro sono sintetizzabili nella tabella 11.2.

Altro importante esito della mappatura delle competenze è stato la ridefinizione del modello organizzativo dei Dipartimenti, che ha evidenziato la sostanziale assenza di rapporti gerarchici di coordinamento tra il personale tecnico-amministrativo. All’inizio del 2009 si è avviata la fase di valutazione sperimentale per i tecnici dei Dipartimenti basata sul profilo delle competenze.

Sempre sulla base delle analisi effettuate nell’ambito del progetto Ex’P, in particolare nel corso dell’analisi dei meccanismi di politica di incentivazione economica dell’Ateneo, è stato studiato ed approvato al tavolo della contrattazione integrativa, dopo l’avallo della Consulta dei Dipartimenti, un sistema di incentivazione meritocratica del personale tecnico afferente ai Dipartimenti ed ai Centri inquadrato nella categoria D del CCNL. Alla base della definizione del sistema si pone la revisione generale della politica di incentivazione dell’Ateneo, mirata a ridistribuire le risorse legate al salario accessorio sulla base di criteri certi e noti attinenti a parametri oggettivi e verificabili come, ad esempio, la definizione di obiettivi annuali individuali non solo a livello dirigenziale, ma anche a livello di responsabili di Ufficio.

Premessa metodologica alla base del sistema di valutazione dei tecnici è che la valutazione di un mondo di “professionisti” avviene, con criteri condivisi, attraverso l’individuazione dei “best  performer”, ovvero di coloro che operano al top della propria professionalità. I 42 tecnici dell’Ateneo inquadrati in categoria D appartengono a tre famiglie di profilo di competenza: 27 tecnici esperti di supporto alla ricerca e/o alla didattica, 6 tecnici esperti di gestione delle apparecchiature complesse e 9 tecnici esperti di supporto alla ricerca e assistenza sanitaria. Per valutare la qualità delle loro prestazioni, è stato fondamentale definire sia gli elementi di base necessari alla possibile realizzazione di una prestazione eccellente, sia i risultati eccellenti della stessa. Sono stati quindi selezionati, quali indicatori di performance, tre comportamenti, ad ognuno dei quali è stato assegnato un peso percentuale specifico:

• esecuzione dei compiti assegnati in modo corretto (senza bisogno di revisioni, modifiche o correzioni);
• esecuzione dei compiti assegnati nei tempi stabiliti;
• capacità di adattamento delle proprie abitudini lavorative (orari e modalità operative) in funzione delle esigenze del gruppo di lavoro.

La seconda parte della valutazione attiene ai risultati eccellenti, ossia quei risultati che “eccedono” positivamente la normale prestazione professionale. Per poter essere inseriti nella graduatoria del 10 “best performer” è necessario avere almeno una delle voci relative ai risultati valutata positivamente. Per ogni famiglia di tecnici sono stati individuate e pesate, secondo percentuali diverse, le voci di valutazione illustrate nella tabella 11.3.

E’ importante sottolineare come il sistema di valutazione sia allineato con il dettato del CCNL relativo al contributo che i tecnici afferenti all’area sanitaria possono apportare nell’ambito dell’attività formative caratterizzanti alcuni corsi di studio, come previsto dal comma 8 dell’art. 54 del contratto siglato il 18 ottobre 2008.

I nuovi Regolamenti dei Dipartimenti

L’anno 2008, nei mesi da maggio ad ottobre, ha visto l’introduzione di nuovi regolamenti di Dipartimento, conformi allo schema-tipo approvato dagli organi accademici nel dicembre 2007.

La riorganizzazione dei Dipartimenti, che ha visto la maggior parte delle loro attività amministrative  confluire nelle Segreterie di Plesso, ha determinato l’afferenza del personale amministrativo – in  precedenza organizzativamente inserito nei Dipartimenti – a questa diversa struttura amministrativa. Il personale tecnico è rimasto invece inserito tra le componenti del dipartimento. Da qui è nata l’esigenza di ridisciplinare la partecipazione agli organi di governo del Dipartimento delle componenti  del personale tecnico e amministrativo.

Nei regolamenti dei Dipartimenti approvati, il personale amministrativo, che non ha più la qualità di componente del dipartimento, non ha rappresentanti nel Consiglio di Dipartimento e nella eventuale Giunta di Dipartimento (organo facoltativo), mentre sono state ridefinite le quote di partecipazione del personale tecnico, che vanno da un minimo di uno ad un massimo di quattro rappresentanti nel Consiglio (secondo il numero dei tecnici afferenti al dipartimento) ed un rappresentante in Giunta.

Oltre alle rappresentanze storicamente previste nei consigli di Dipartimento, degli iscritti a Scuole di Dottorato e Scuole di Specializzazione, è stata prevista, su facoltà degli stessi Consigli di Dipartimento, una rappresentanza dei titolari di assegno di ricerca.

[1] Composto dal Pro Rettore, da un Professore Ordinario della Facoltà di Economia e dal Direttore Amministrativo.

[2] Composto dal Responsabile della Ripartizione Risorse Umane, dai componenti l’Ufficio sviluppo organizzativo e da un consulente esterno, e coordinato dal Dirigente dell’Area Amministrativa.