5.5.3 Il Progetto ‘DEMA’
Il progetto ‘DEMA’ (“Reingegnerizzazione del Work-Flow Documentale e attuazione delle disposizioni contenute nel Codice dell’amministrazione digitale (C.A.D.) all’interno dell’Università degli Studi di Ferrara”) è stato approvato dal Consiglio di Amministrazione dell’Ateneo nel marzo 2008 e si colloca all’interno degli obiettivi strategici dell’Università. La concreta applicazione del C.A.D. all’interno dell’amministrazione universitaria prevede l’effettiva automazione dei procedimenti, tramite l’introduzione della gestione elettronica documentale. A tal scopo, l’Ateneo ha avviato un ridisegno organizzativo complessivo dell’apparato amministrativo, ricorrendo ad una logica per processi, all’interno della quale la gestione elettronica documentale trova collocazione ottimale. Le ricadute di tale processo riorganizzativo consistono in risparmi diretti (abbattimento dei costi e recupero degli spazi fisici) ed indiretti (migliore distribuzione delle informazioni, annullamento del tempo di accesso alle informazioni, sicurezza, riservatezza, trasparenza e accessibilità delle informazioni in Ateneo).
Il piano operativo del progetto, della durata di tre anni, ha previsto la costituzione di un gruppo di controllo e di un gruppo operativo. Le azioni intraprese nel corso dell’anno 2008 sono state:
- la predisposizione di “Linee guida per la dematerializzazione” (analisi della tipologia documentaria, formato di conservazione, tempo di conservazione, contesto ed utilizzo);
- la classificazione, fascicolazione escarto;
- l’autenticazione dei documenti (modalità di sottoscrizione digitale, firma digitale e PEC, Posta Elettronica Certificata).
Nel corso del 2008 è stato inoltre sottoscritto un accordo di programma con l’Università degli Studi di Urbino “Carlo Bo”, l’Università degli Studi di Macerata e il Politecnico di Torino per la collaborazione sulle tematiche relative al progetto stesso. Ai fini della conservazione digitale dei documenti, l’Università ha avviato infine una collaborazione con la Regione Emilia-Romagna, nell’ambito della quale l’Ateneo è stato individuato quale ente sperimentatore dei servizi tecnologici documentali nell’ambito del Progetto del Polo archivistico regionale (PAR-ER).
